Pour que le prélèvement puisse avoir lieu, il est obligatoire de présenter son registre de cave (registre viticole) et notamment de donner accès à l’agent aux documents d’enregistrement suivants :

  1. registre d’enrichissement ou DAE pour les négociants ;
  2. plan de cave (emplacement des fûts et cuves avec  identification et volume des contenants) ou listing de cuverie (désignation et volume des contenants) si chaque contenant est identifié de manière indélébile. Faire apparaître le nom de l’AOC et le volume contenu sur chaque contenant ;
  3. registre de suivi des lots avant commercialisation, concernant les activités des 6 derniers mois, base pour le choix des lots à prélever ;
  4. copie de bulletins d’analyses des lots prêts à la commercialisation : acidité volatile, Titre Alcoométrique volumique acquis, acide malique (vins rouges), SO2 Total, acidité totale (Rosé de Loire), sucres (en glucose + fructose), surpression vins mousseux).

Il est prélevé au minimum 4 échantillons par lot pour : un examen organoleptique, un examen analytique, un recours éventuel, témoin cacheté laissé chez l’opérateur.

En cas de risque d’épuisement d’un lot, il est nécessaire de conserver 4 échantillons de 50 cl minimum ou un bib de 2 L, pendant 6 mois à partir de la date de conditionnement, pour permettre la réalisation du contrôle. Dans ce cas, le prélèvement sera effectué sur ces échantillons appelés conservatoire ou banque d’échantillons.